Starostowie i wojewodowie prowadzą rejestry: wniosków o pozwolenie na budowę i decyzji o pozwoleniu na budowę.
Mają obowiązek przekazywania raz w miesiącu (do każdego piątego dnia miesiąca lub, jeżeli dzień ten jest dniem wolnym od pracy, pierwszego dnia roboczego po tym terminie) uwierzytelnionych kopii tych rejestrów do organów wyższego stopnia (odpowiednio: starostowie do wojewodów, wojewodowie do Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego). Kopie te stanowią treść wpisów do przedmiotowej ewidencji. Obowiązkiem przekazywania nie są objęte wnioski i pozwolenia dotyczące terenów zamkniętych.